会議が終わったあと、
- メモは取ったけれど、あとから見返しにくい
- 決まったことと、これからやることが混ざっている
- 誰が何を担当するのかわからない
- 会議の内容を整理するだけで時間がかかる
ということはないでしょうか。
そんなときは、会議中に取ったメモをAIに渡して、「決定事項」「ToDo」「担当者」「期限」「未決事項」などに整理してもらう方法があります。
AIに会議の内容を最初から完璧な議事録にしてもらおうとするのではなく、自分が取ったメモを整理するために使うと、比較的取り入れやすい方法です。
会議メモの整理にAIを使う方法
基本的な流れはシンプルです。
- 会議中にメモを取る
- 会議後、そのメモをAIに入力する
- 決定事項やToDoなどに整理してもらう
- 内容に間違いがないか確認する
例えば、次のようなメモを取ったとします。
○○商品の発売について
田中さん→10月中に発売したい
山田さん→広告費について確認必要
営業部→来週までに販売数の見込みを出す
価格はまだ決まっていない
次回会議は10/5
このままだと、あとから見返したときに少しわかりにくいかもしれません。
そこで、このメモをAIに整理してもらいます。
AIへの入力例
次のように依頼できます。
以下は会議中に取ったメモです。
内容を整理して、以下の項目に分けてください。・決定事項
・ToDo
・担当者
・期限
・保留・未決事項メモに書かれていない内容は推測して補わないでください。
担当者や期限が明確でない場合は、「記載なし（要確認）」としてください。【会議メモ】
○○商品の発売について田中さん→10月中に発売したい
山田さん→広告費について確認必要
営業部→来週までに販売数の見込みを出す
価格はまだ決まっていない
次回会議は10/5
すると、例えば次のような形に整理できます。
整理結果の例
決定事項
- 次回会議を10月5日に行う
ToDo
- 広告費について確認する
- 販売数の見込みをまとめる
担当者
- 広告費の確認：記載なし（要確認）
- 販売数の見込み：営業部
期限
- 販売数の見込み：来週まで
保留・未決事項
- 商品価格は未定
ここで重要なのは、「山田さん→広告費について確認必要」と書いてあっても、AIが勝手に「山田さんが広告費を確認する」と決めつけないことです。
メモの書き方によっては、発言した人と担当者が同じとは限りません。
そのため、担当者が明確に書かれていない場合は、「記載なし（要確認）」としておくほうが安全です。
AIに会議メモを整理してもらうときのポイント
1．どの項目に整理するかを指定する
「このメモを整理してください」だけでもAIは整理してくれます。
ただ、それだけでは自分が欲しい形式にならないことがあります。
例えば、
- 決定事項
- ToDo
- 担当者
- 期限
- 保留・未決事項
など、欲しい項目を最初に指定しておくと、あとから整理し直す手間を減らせます。
2．推測しないように指示する
AIを使うときに注意したいのが、メモに書かれていない内容まで補ってしまうことです。
特に、
- 誰が担当するのか
- いつまでにやるのか
- 何が決定したのか
といった部分は、AIが文章の流れから推測してしまう可能性があります。
そのため、
メモに書かれていない内容は推測して補わないでください。
と明示しておくとよいでしょう。
さらに、
不明な場合は「記載なし（要確認）」としてください。
としておけば、確認が必要な部分を見つけやすくなります。
3．AIの整理結果をそのまま使わない
AIによる整理は便利ですが、最終的には人が内容を確認することが大切です。
特に確認したいのは、
- 決定事項に間違いがないか
- ToDoの内容が正しいか
- 担当者を間違えていないか
- 期限を間違えていないか
- 保留事項を勝手に決定事項にしていないか
といった部分です。
AIに整理してもらったものを、そのまま正式な議事録として共有するのではなく、元のメモや記録と照らし合わせてから利用すると安心です。
ChatGPTやClaudeでも会議メモを整理できる
会議メモの整理には、ChatGPTやClaudeなどのAIチャットを利用できます。
基本的には、会議メモを入力して、
この内容を決定事項、ToDo、担当者、期限、未決事項に整理してください。
のように依頼すればOKです。
さらに、
推測で内容を補わず、不明なものは「記載なし（要確認）」としてください。
と付け加えておくと、確認が必要な部分を残した形で整理しやすくなります。
どのAIを使うかよりも、何を整理してほしいのかを具体的に伝えることが重要です。
AIチャットへの質問そのものに悩む場合は、こちらの記事も参考になります。
AIチャットに「何を入力すればいいかわからない」人向けの質問例集
会議メモをAIに渡すときの注意点
会議メモには、仕事上の情報や個人情報などが含まれている場合があります。
そのため、会社や組織でAIを利用する場合は、社内のルールを確認してから利用することが大切です。
特に、
- 顧客情報
- 個人情報
- 社外秘の情報
- 未公開の製品情報
- 契約や取引に関する情報
などを含む場合は注意が必要です。
利用するAIサービスによって、データの取り扱いや設定も異なります。
「AIだから大丈夫」と考えるのではなく、勤務先のルールと利用するサービスの現在の設定・利用規約などを確認してから使うようにしましょう。
また、機密性の高い内容については、必要な部分だけを抜き出して整理する方法もあります。
会議メモの整理はAIに任せすぎない
AIを使うと、会議後のメモを整理する作業をかなり省力化できます。
一方で、AIは会議に参加していたわけではありません。
そのため、
- 何が本当に決定したのか
- 誰が担当するのか
- いつまでに行うのか
といった重要な部分については、AIの判断だけに任せないほうがよいでしょう。
AIには「整理」を任せ、最終的な判断や確認は人が行う。
この使い方なら、会議メモをまとめる作業を効率化しながら、AIによる間違いにも気づきやすくなります。
まとめ
会議メモの整理には、AIを活用できます。
特に、
- 決定事項
- ToDo
- 担当者
- 期限
- 保留・未決事項
といった項目に分けて整理してもらうと、会議後の確認がしやすくなります。
ポイントは、AIに内容を勝手に補わせないことです。
「メモに書かれていない内容は推測しない」「不明なものは記載なしとする」と指示しておけば、確認が必要な部分も見つけやすくなります。
そして、AIが整理した結果はそのまま使わず、最後に人が内容を確認することも忘れないようにしましょう。
会議メモをゼロから議事録にまとめるのではなく、まずAIに整理してもらう。
このくらいの使い方から始めると、普段の仕事にも取り入れやすいと思います。
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